Weblog de la Licenciatura en Sistemas Administrativos Computacionales de la Universidad Realística de México

 

Cerramos el post y módulo anterior con la formulación de la estrategia superadora derivada de la importancia de la información, además de comentar que el proceso de toma de decisiones, algunas veces es dificil, pero no por ello, imposible. Como se tratará en esta última entrega. Es por esto, que se justifica el cuarto y último Módulo de la RPE: El nuevo bebé; (creo que este nombre va “ad hoc” con lo que se desea obtener). Contamos como base con la estrategia superadora, equivalente a la pregunta: ¿Qué hacer?, cuya respuesta incita a la acción (toma de desición).

 

 

Pero considerando que se presentan algunas dificultades en la toma de decisiones y relacionadas íntimamente con la estrategia superadora, provocarían que nuestro nuevo bebé pudiera verse afectado =], es por ello que he decidido que en este módulo se expusieran 21 posibles formas para acabar con la postergación de las desiciones y de terminar de hacer más cosas, más rápidamente. He aquí los resultados:

 

 

1.Decida exactamente qué quiere. La claridad es esencial. Escriba sus objetivos y metas antes de empezar.

 

2. Planifique cada día con antelación: piense sobre papel. Cada minuto que ocupa en planificar puede ahorrarle cinco o diez minutos en la ejecución.

 

3. Aplique a todo la regla del 80/20: el 20% de sus actividades vale el 80% de sus resultados. Concentre siempre sus esfuerzos en el 20% superior.

 

4. Estudie las consecuencias: sus tareas y prioridades más importantes son aquellas que pueden tener más serias consecuencias, positivas o negativas, en su vida y su trabajo. Concéntrese sobre todo en ellas.

 

5. Practique continuamente el método ABCDE: antes de empezar a trabajar en una lista de tareas, concédase unos momentos para organizarlas según su valor y prioridad para que este seguro de trabajar en sus actividades más importantes.

 

6. Céntrese en áreas claves de resultados: identifique y determine los resultados necesarios para hacer bien su trabajo, y trabaje todo el día en ellos.

 

7. Obedezca la ley de la eficiencia obligada: nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo bastante para hacer las cosas más importantes. ¿Cuáles son?

 

8. Prepárese a conciencia antes de empezar: la adecuada preparación previa evita el rendimiento pobre.

 

9. Haga sus deberes: mientras más sepa de sus tareas clave, con mayor prontitud las va a empezar y las terminará antes.

 

10. Refuerce sus talentos especiales: determine con exactitud qué hace muy bien y entréguese de corazón a hacer esas cosas específicas muy pero muy bien.

 

11. Identifique sus obstáculos clave: determine los atascos internos o externos que deciden la velocidad con que logra sus objetivos más importantes y concéntrese en aligerarlos.

 

12. Ponga un ladrillo después de otro: puede completar los trabajos mayores y más complicados sólo si lo hace paso a paso.

 

13. Presiónese a sí mismo: imagine que tiene que marcharse por un mes de la ciudad y trabaje como si tuviera que completar todas sus tareas importantes antes de marcharse

 

14. Optimice sus poderes personales: identifique sus períodos diarios de mayor energía mental y física y estructure sus tareas más importantes y exigentes para realizarlas en esos períodos. Descanse lo suficiente para poder desempeñarse del mejor modo.

 

15. Motívese para la acción: sea su propio animador. Busque lo bueno en cada situación. Céntrese en la solución más que en el problema. Sea siempre optimista y constructivo.

 

16. Practique la postergación creativa: como no puede hacer todo, debe  aprender a postergar deliberadamente aquellas tareas de bajo valor para así disponer de tiempo suficiente para hacer las pocas cosas que verdaderamente cuentan.

 

17. Haga primero la tarea más difícil: empiece cada día por la tarea más difícil, aquella que le puede aportar más a usted y a su trabajo, y persevere en ella hasta completarla.

 

18. Divida la tarea: divida las tareas grandes y complejas en segmentos y después haga un parte pequeña de la tarea.

 

19. Créese lapsos amplios de tiempo: organice sus días en amplios lapsos de tiempo en que se pueda concentrar en sus tareas más importantes.

 

20. Desarrolle un sentido de urgencia: adquiera el hábito de avanzar rápido en sus tareas clave. Dese a conocer por ser una persona que hace las cosas bien y rápidamente.

 

21. Concéntrese resueltamente en lo que está haciendo: establezca prioridades claras, empiece de inmediato por la tarea más importante y después trabaje sin interrupciones hasta que el trabajo este completo en un 100%. Esta es la verdadera clave del alto rendimiento y de la máxima productividad personal.

 

 

Para recordar: Se sugiere adoptar la desición de practicar estos principios cada día hasta que se conviertan en su segunda naturaleza. Pues, con estos hábitos de administración personal como razgos permanentes de su personalidad el futuro será cada vez más prometedor.

 

Reingeniería Personal (RPE)

• Módulo I. Depuración
• Módulo II. Análisis FODA
• Módulo III. Recreación y Reconfiguración
• Módulo IV. El Nuevo Bebé

 

 

Deseo y espero que la Reingeniería Personal, le sea de ayuda a los lectores, asi como lo ha sido para una servidora. Considerando que el cambio personal y profesional depende única y exclusivamente de la mentalidad de cada persona y que su factibilidad no es una vana y simple utopía.

 

Y la pregunta es: ¿Ya disminuyó un poco el dolor de cabeza provocado por la Matriz FODA Personal?. Sinceramente, espero que sí, por que aquí viene el "tercer round".

 

 

En cuanto a las preguntas que quedaron pendientes en el post anterior; tienen una única respuesta: La importancia y las ventajas del uso adecuado e inteligente de la información. Y que realmente toma reelevancia cuando es utilizada para algún fin. Esto ya había sido tratado anteriormente en el post: De la productividad empresarial a la académica.

 

 

Así mismo debemos ser conscientes que la información es considerada uno de los activos importantes de una empresa. Pero, si en base a ésta no se puede tomar una desición, en verdad, no sirve de nada poseerla.

 

 

No es ajeno para nadie como existen términos relacionados con esta palabra: Gestión de la Información, Sistemas de Información, Informática, Sociedad de la Información… que más allá de tener una “palabra en común”, realzan la utilidad y la necesidad de la misma, pero sobre todo que en base a ésta se pueda ejercer una adecuada toma de desiciones.

 

 

Me parece justo detenerme un poco en la toma de desiciones, con una pregunta muy familiar y demasiado frecuente: ¿Cómo puedo decidir entre 2 o más opciones?. Un ejemplo muy reciente son los foros, ponencias, mesas de discusión y análisis (70 días), para la reforma energética, por parte de la cámara de diputados y senadores. Si, exáctamente: los protagonistas de los spots televisivos cuyo “slogan” termina afirmando: ”Voluntad y capacidad para generar acuerdos”, o que en el canal de congreso se “hinchan de orgullo” expresando: “La visión del diálogo”. Cuando la realidad es completamente diferente. Este ejemplo viene a colación, por los debates, discusiones, propuestas… (cantidad de información), pero que no se ha podido concretar en una reforma energética (toma de desición). Por supuesto, esto era de esperarse en un “ideal escenario democrático y de interés por la situación del país” según justifican nuestros estimados políticos. Pero esto aún no termina, los ciclos tienden a repertirse, y las “mañas” de igual manera, seguiremos debatiendo 1000 años más con la reforma antisecuestro, reforma agraria… etc. Eso lo puedo asegurar. Pero nunca se decidirá nada, simplemente por que no se tiene la facultad para hacerlo y además por que no conviene hacerlo. Lástima que la “minita de oro negro” sólo nos dure 8.5 años más. Y se deba pagar un precio tan alto como es el extinguir un recurso no renovable.

 

Al parecer el uso de exceso de información que no es “filtrada correctamente” para ser separada y catalogada como útil; así como el problema en la toma de decisiones: es más común de lo que se piensa.

 

Pero en fin, este post no tiene como objetivo “tintes” políticos, pero resulta de gran ejemplo para efectos de este nuevo módulo, así que regresemos a lo que nos ocupa: El Tercer Módulo de la Reingeniería Personal (RPE) llamado: Recreación y Reconfiguración.

 

 

La pregunta que ha sido una constante en estos post: ¿Por qué llamar recreación y reconfiguración a este módulo?: Hasta este quinto post hemos generado suficiente información y la hemos colocado en un “repositorio” llamado Matriz FODA Personal, desde haber detectado el desperdicio y nuestras Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, y Amenzas, pero nos falta encontrar la relación entre toda esta información para poder decidir: Recrearse y reconfigurarse uno mismo. Para ello necesitaremos recurrir a nuestra Matriz FODA Personal, para realizar lo siguiente:

  

Cuadro de Relaciones

 

 

                                                         

Este cuadro será llenado de la siguiente manera:

  

Relacione cada Oportunidad con cada una de las Fortalezas y Debilidades y sitúelos en el cuadrante correspondiente. Por ejemplo si se identificó una Fortaleza relacionada con su nivel de actualización técnica, y a su vez una Oportunidad del contexto (por requerimiento de personal altamente calificado), está será escrita en el cuadrante resultante de la unión: Oportunidades-Fortalezas. Realice el mismo procedimiento en este caso con las Amenazas. Relacione cada Amenaza con cada una de las Fortalezas y Debilidades.

  

Obtenido este cuadro de relaciones, damos paso al cuadro de opciones estratégicas.

  

Cuadro de Opciones Estratégicas.

 

¿Por qué hacer este cuadro? Por que las posibilidades estratégicas que determina el cuadro de relación van desde la posición ofensiva más fuerte (combinación Oportunidades – Fortalezas) hasta la más débil (Amenazas – Debilidades)

 

                                                      

Para elaborarlo es necesario analizar detalladamente el cuadro de relación. 

 

En la columna No.2 (Combinaciones), se escribirá la combinación resultante de cada uno de los cuadrantes que se encuentran en el cuadro de relación (aquella que considere la más importante de cada relación, no olviden que se esta trabajando el área profesional y laboral de forma simúltanea). De esta manera quedarán conformadas cuatro opciones (de la más fuerte a la más débil).

  

Ahora sólo debe pensar una estrategia superadora: Para ello será necesario que analice qué mecanismos debería idear para transformar o al menos neutralizar las amenazas en oportunidades y las debilidades en fortalezas. 

 

¿Qué tal?. Al parecer esta Metodología RPE ya “tomó forma”. ¿No es así?. Si creen que esto, no puede “ponerse más interesante”, entonces los reto a que lean el siguiente post que contiene el último módulo de la RPE, que promete ser mucho mejor =].

 

Por qué finalmente, como hace mención Fitz Enz: “Los triunfadores son aquellas personas que encuentran un camino para convertir los aparentes problemas en oportunidades, desvanecer las amenazas y vencer las limitaciones. Los perdedores, opina, son quienes se quejan de la falta de apoyo”.

 

Con la firme intención de concluir el Segundo Módulo de la Reingeniería Personal, se sugiere al lector recordar y considerar los siguientes puntos:

 

• El objetivo del Módulo II (Análisis FODA Personal) en la RPE.
• Los pasos para realizar un Análisis FODA.
• Comprensión de las definiciones de los términos: Fortaleza, Oportunidad, Debilidad y Amenaza.
• Hoja resultante de la actividad del Módulo I: Depuración, en la cual se plasmaron las ideas identificadas como desperdicio; gracias al uso de la Reingeniería de Procesos.
• Gráfico Matriz FODA.

 

En este post nos corresponde convertir el Análisis FODA en Análisis FODA Personal, es por ello que he aplazado, hasta ahora, la manera en la que se debe elaborar la Matriz resultante de este análisis.

 

Alimentando a la Matriz FODA

 

Comenzaremos por el análisis externo (los cuadrantes correspondientes a Oportunidades (+) y Amenazas (-), posteriormente con el análisis interno (cuadrantes correspondientes a Fortalezas (+) y Debilidades (-)

 

La forma de llenar esta Matriz es dando respuestas una serie de preguntas y colocarlas en el cuadrante correspondiente. Y es aquí precisamente donde toma importancia la hoja que se elaboró a raíz de la actividad del Módulo I, pues nos servirá de apoyo para aportar y complementar la información requerida en cada cuadrante,  procurando que sea  lo más fidedigna y precisa posible.

 

Para ello he dividido las preguntas en dos secciones:

 

• Análisis FODA desde el “hábitat empresarial”.
• Análisis FODA modificado para el “hábitat personal”.

 

Consejos:

Generar las respuestas desde el punto de vista laboral y profesional, además del personal, en los cuadrantes que así lo requieran. Consideren que existen factores internos y externos.

 

Estas preguntas son sólo un ejemplo de las diversas interrogantes que se pueden plantear en cada cuadrante para obtener una vasta cantidad de información útil para nuestra matriz,  si consideran que existen más preguntas que pudieran complementar a las expuestas a continuación, estan totalmente permitidas; siempre y cuando se encuentren sujetas a la definición de cada cuadrante y al factor interno/externo correspondiente.

 

Al final de las preguntas de cada sección se encuentran algunos tips que nos ayudarán a obtener información de forma más eficaz en cada cuadrante.

 

Símbología

AF> Análisis FODA

AFP> Análisis FODA Personal

 

     

--- FACTORES EXTERNOS ---

 

* CUADRANTE: OPORTUNIDADES (+)

AF>¿A que buenas oportunidades se enfrenta la empresa?

AF>¿De que tendencias del mercado se tiene información?

AF>¿Existe una coyuntura en la economía del país?

AF>¿Qué cambios de tecnología se están presentando en el mercado?

AF>¿Qué cambios en la normatividad legal y/o política se están presentando?

AF>¿Que cambios en los patrones sociales y de estilos de vida se están presentando?

________

AFP>¿Dónde están las mejores oportunidades que podría encontrar?

AFP>¿Cuáles son las tendencias interesantes de las que usted está conciente?

________ 

Tips AF/ AFP:

Las oportunidades más útiles pueden venir de cosas como:

- Cambios en tecnología y mercados tanto en pequeña como a gran escala.

- Cambios en políticas de gobierno relativas a su actividad.

- Cambios en patrones sociales, perfiles de la población, cambios en el estilo de vida, etc.

- Acontecimientos locales.

 

 

* CUADRANTE: AMENAZAS (-)

AF>¿A qué obstáculos se enfrenta la empresa?

AF>¿Qué están haciendo los competidores?

AF>¿Los requerimientos de productos están cambiando?

AF>¿Se tienen problemas de recursos de capital?

AF>¿Puede algunas de las amenazas impedir totalmente la actividad de la empresa?

________

AFP>¿Qué obstáculos debe afrontar?

AFP>¿Qué está haciendo su competencia?

AFP>¿Están cambiando las especificaciones requeridas para desarrollar su trabajo o su profesión?

_________

Tips AF/AFP:

Haciendo este análisis a menudo se veran iluminados, tanto en términos de puntualizar qué cosas deben ser hechas, como en términos de poner los problemas en perspectiva.

También es recomendable aplicar el análisis FODA en sus competidores, esto puede producir interesantes descubrimientos.

 

     

--- FACTORES INTERNOS ---

 

* CUADRANTE: FORTALEZAS (+)

AF>¿Qué ventajas tiene la empresa?

AF>¿Qué hace la empresa mejor que cualquier otra?

AF>¿A que recursos de bajo costo o de manera única se tiene acceso?

AF>¿Qué percibe la gente del mercado como una fortaleza?

AF>¿Qué elementos facilitan obtener una venta?

________

AFP>¿Cuáles son sus ventajas con respecto a otras personas?

AFP>¿Qué cosas hace bien?

AFP>¿Qué es lo que otras personas ven como sus fortalezas?

_________

Tips AF/AFP:

Consideren éste desde su propio punto de vista y desde el de las personas con las que tengan trato. No sean modestos, sean realistas. Si tienen alguna dificultad con esto, prueben haciendo una lista de sus características. Alguna de estas serán afortunadamente sus Fortalezas.

 

 

* CUADRANTE: DEBILIDADES (-)

AF>¿Qué se puede mejorar?

AF>¿Que se debería evitar?

AF>¿Qué percibe la gente del mercado como una debilidad?

AF>¿Qué factores reducen las ventas o el éxito del proyecto?

________

AFP>¿Qué debería mejorar?

AFP>¿Qué es lo que considera que hace mal?

AFP>¿Qué cosas debería evitar?

_________

Tips AF/AFP:

Nuevamente, consideren esto desde los dos puntos de vista, interna y externamente, ¿Otras personas perciben debilidades que ustedes no ven?, ¿Están sus competidores haciendo alguna cosa mejor que ustedes?. Es lo mejor ser realista en este momento y enfrentar cualquier verdad, aunque sea desagradable, tan pronto como sea posible.

 

El resultado final de esta actividad del Módulo II es la: Gráfica Matriz FODA. Y que podemos llamar a partir de este momento: Gráfica Matriz FODA Personal.

 

Me imagino que al observar detalladamente este resultado estarán concluyendo cosas tal vez más o menos de este tipo:

 

• Ok, ya obtuve mucha información…¿Y.. qué onda con esto?
• ¿Para qué tantas preguntas y respuestas en cada cuadrante de la matriz?
• Me “rompí” la cabeza pensando en las respuestas y ¿ahora?
• Y… “este monstruo” con muchas letras escritas: ¿Pará que me servirá?
• Me pregunto: ¿Esta blogger cada día enloquece más?
• …

 

Si es así, lamentablemente, sólo tengo dos soluciones:

 

1. No se preocupen: al igual que ustedes terminé con un terrible dolor de cabeza y con un “monstruo” llamado Matriz FODA Personal, cuya “foto” puedo “admirar” en dos hojas de papel, en cuanto a que si estoy enloqueciendo, creánme, me lo he planteado miles de veces pero nunca acierto con la respuesta correcta =]

 

¿Y la segunda?: ¡Qué coincidencia! ¿No lo creen?: viene incluida en la Introducción del Tercer Módulo de la RPE, y que por supuesto, será tratado en el siguiente post...

Finaliza la espera. Y damos paso a la trilogía de estos post en serie.

Pues bien, como se menciona en el título “De reingeniería…” (Reingeniería de Procesos (RP) abordado en los post I y II), y “otras cuestiones…” (que serán tratadas a partir de este post y los subsecuentes). Siendo fiel a este título, conozcamos que otras cuestiones trataremos.

Antes de comenzar, una pequeña remembranza del post anterior: Se expuso el primer módulo de la Reingeniería Personal (RPE) llamado: Depuración, se detectó el desperdicio y con esto comprendimos e identificamos las ideas que son filtradas a nuestra mente y como nos influyen como personas (con lo cual ahora somos conscientes de ello), inclusive anotamos en una hoja estas ideas pues se mencionó que las utilizariamos (escribo en plural, por que esta blogger a la par del lector también está realizando estas actividades, para demostrar que la metodología que se propone: Reingeniería Personal (RPE), es totalmente válida y lo más importante: factiblemente aplicable, y sobre todo útil).

La primera idea importante para rescatar, derivada del párrafo anterior y que presiento que más de un lector se ha dado cuenta de ello: Procurar utilizar insumos (ideas) de calidad, en procesos (proceso mental) eficaces y eficientes, para obtener excelentes rendimientos (personas) de calidad.

 

 En este nuevo módulo nos apoyaremos de una nueva metodología que nos servirá para complementar la metodología RPE, que hemos venido estructurando: El análisis FODA. ¿Con qué intención?: Buscando que la unión de dos metodologías hasta ahora tratadas nos de origen a una nueva, que finalmente es lo que se busca al elaborar estos post. Más específicamente: que la Reingeniería de Procesos y el Análisis FODA apuntalen, fundamenten y se conviertan en el soporte para una nueva: Reingeniería Personal (RPE). Pues, finalmente para eso existe toda metodología; para ser utilizada, pero por supuesto siempre orientada a un objetivo específico.

 

 

 

Así que nuevamente recurrimos a la conceptualización anayusu para estructurar el Segundo Módulo de la RPE, que he denominado: Análisis FODA Personal. Y cómo hemos venido realizando hasta ahora: Se presentará al Análisis FODA desde el “hábitat empresarial” y posteriormente su posible aplicación desde el “hábitat personal”.
 

 

El análisis FODA (FODA proviene de la letra inicial de 4 palabras: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), también conocido como DAFO (por la misma razón que se dio anteriormente), así como también es llamado SWOT (misma razón variante debido al idioma inglés: Strengths, Weaknesses, Oportunities, Threats).

 

Es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa dentro de su mercado y de las características internas de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Las debilidades y fortalezas son internas a la empresa, las amenazas y oportunidades se presentan en el entorno de la misma. Este metodología fue creada a principios de la década de los 70´s y produjo una revolución en el campo de la estrategia empresarial.

 

¿Qué se busca al utilizar un Análisis FODA? Determinar las ventajas competitivas que tiene la empresa bajo análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función de sus caracteristicas propias y las del mercado en que se mueve. Así como también diagnosticar, para en función de ello, poder decidir.

 

¿Para que se utiliza? Para comprender la situación actual de una empresa, organización, producto o servicio específico, desempeño profesional o académico, tomar una mejor posición ante una negociación, estudiar la forma en que se realiza una venta.

 

Es prácticamente una herramienta de análisis estratégico, que permite analizar elementos internos o externos de una empresa, proyecto, programa… El FODA se representa a traves de una matriz de doble entrada llamada Matriz FODA, en la que el nivel horizontal se analizan los factores positivos y los negativos. En cambio en la lectura vertical se analizan factores internos (considerados controlables de una empresa) y los factores externos (no controlables).

Considerando como:

Fortalezas. Son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian a la empresa, programa o proyecto… de otros de igual clase.

Oportunidades. Son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden ser aprovechadas.

Debilidades. Son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

Amenazas. Son situaciones negativas, externas a la empresa, programa o proyecto… que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

En síntesis:

• las fortalezas deben utilizarse
• las oportunidades deben aprovecharse
• las debilidades deben eliminarse y
• las amenazas deben sortearse

El análisis consta de cuatro pasos:

1. Análisis Externo (También conocido como "Modelo de las cinco fuerzas de Porter"). Permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede presentarle a una organización.
2. Análisis Interno. Permite fijar las fortalezas y debilidades de la organización, realizando un estudio que permite conocer la cantidad y calidad de los recursos y procesos con que cuenta la organización.
3. Confección de la matriz FODA.
4. Determinación de la estrategia a emplear.

El análisis FODA se representa por la: Matriz FODA

 

                                  

Pero no se justificaría completamente el uso del análisis FODA en esta metodología sin una pregunta verdaderamente importante: ¿Por qué asignar un módulo dentro de la RPE llamado Análisis FODA Personal?.Es simple, el análisis FODA es una forma muy efectiva de identificar nuestras fortalezas y debilidades, y de examinar las oportunidades y amenazas que deberemos enfrentar. Hacer un análisis utilizando este método nos ayudará a centralizar nuestra atención en áreas en donde cada uno de nosotros es más fuerte, y donde residen las mayores oportunidades. Así que, desde mi particular punto de vista, considero que este análisis “se ha ganado a pulso” un módulo especial como integrante de nuestra metodología RPE. ¿No creen que se ha ganado semejante mérito? =]

 

 

Me atrevo a asegurar que no nos defraudará, así que le daremos una oportunidad para que nos muestre de lo que es capaz de hacer en entorno personal.

 

¡Pero, claro!,  se constatará su efectividad en el siguiente post…

______

Enlaces utilizados:

Wikipedia.org

Deguate.com

Infomipyme.com

Gestiopolis.com