Weblog de la Licenciatura en Sistemas Administrativos Computacionales de la Universidad Realística de México

De reingeniería y otras cuestiones (II)

noreply@blogspirit.com (Sistemas URM) — Thu, 15 May 2008 21:20:00 -0500

Advertencia: Post cargado con dosis de sarcasmo e ironía que la blogger ha considerado necesarios para fines de esta temática y post.

Comentario de la Blogger: Si son demasiado susceptibles por favor no sigan leyendo, continúen con sus actividades, mientras su vida sigue igual. Antes de comenzar aclaro, mi intención no es agredir al lector, ni ser juez ni verdugo de nadie, mucho menos exhibirme como la “experta en Reingeniería de Procesos” por que no lo soy, lo que se trata de exponer en esta serie de post, es una simple opinión de su servidora de cómo se puede aplicar la RP a la vida personal, convirtiéndola en Reingeniería Personal, de una manera “light”, amena y útil.

En el escrito anterior de esta misma secuencia, se dio prioridad al uso de la “conceptualización anayusu” y el presentar las definiciones que nos servirán como base para comprender la siguiente serie de post. (Así como la reingeniería de procesos, no puede hacer cambiar a una empresa de la noche a la mañana, tampoco la Reingeniería Personal, nos puede cambiar en ese mismo lapso de tiempo).

Y pues, para variar, comenzaré con una pregunta, pidiendo al lector sea completamente honesto en la respuesta; es un “simple” si o no. Estimados lectores, a mi parecer ya conocen muy bien la forma de escribir de esta blogger, así que espero no le sea incómodo lo que leerá a continuación:

Si al leer la pregunta siguiente responde un NO, con todo respeto, no sirve de nada que continúe con la lectura de este post y de los post siguientes por que no los comprenderá, no por que no sea capaz si no por que no esta dispuesto a entenderlos (recuerden que la reingeniería implica cambiar nuestras formas de pensar), mejor deténgase en este momento y este pendiente a más post, Gracias. Si la respuesta es un SI de forma totalmente consciente, adelante puede continuar y bienvenido. La pregunta es “relativamente sencilla”:

¿Esta dispuesto a arrojar al bebe por el drenaje y comenzar de nuevo, desde el principio?

Piense: 5, ...4…,3…,2…,1…,0. Decida… Si __ (Hello New Baby!) No__(Bye)

Espero sinceramente que si ha llegado hasta estas líneas es por que “es de los valientes que se ha quedado”, así que Hello new baby!. Es decir, que por lo menos hay un mínimo interés.

Una disculpa por la rudeza y la escritura tan directa, pero creo que sinceramente “a ojos ciegos, mente sorda”. Como sabemos, para llevar a cabo la RP se debe romper con los paradigmas en la empresa, en este caso con los paradigmas que cada uno tenemos como personas. Además si no quieres cambiar: ¿Para qué seguir leyendo este post? ¿No es así?. Total pérdida de tiempo. Pues como mencionaba en un escrito anterior: “¿Para qué acudir a un médico “si se sabe que uno esta sano”?, o en una mejor traducción: ¿Para qué cambiar si así estoy bien?, (tema referido en el post: El analista de sistemas, según "yo").

Así que ya quedamos todos los que somos y deberíamos estar. Con lo cual podemos cómodamente pasar a lo que le he denominado “primer módulo” de la Reingeniería Personal: Módulo de Depuración. Empezar por una depuración, y comenzar a reducir el desperdicio, tanto personal al aceptar el arrojar al bebe por el drenaje y reestructurar todo desde el principio, así como también haber eliminado los desperdicios de nuestro propio entorno. (Uno de los principios de la Reingeniería de Procesos, la reducción o eliminación de los desperdicios).

Pero esto sólo es el primer módulo, la primera parte de todo un arduo trabajo.

¿Por qué he llamado Depuración a este Primer Módulo de la Reingeniería Personal?. Sencillamente la justificación:

Puedo asegurar sin temor a equivocarme que lo que más valoran las empresas a tal grado de ser considerado uno de los más importantes recursos con los que se cuenta, y también valorado por los seres humanos es el Tiempo.

Asi es, el tiempo es tan importante en la vida de una persona que sólo bastan algunos ejemplos, para aseverarlo de tal manera: El tiempo en años, el tiempo en horas, a veces te hace pensar si en verdad lo has aprovechado de la mejor manera, es capaz de provocarte angustia cuando tu hijo(a), hermano(a) no regresa a la hora pactada del antro con los amigos(as), te mortifica cuando debes estudiar para un exámen que esta muy cerca para presentarse, te premia por la paciencia y constancia en tus actividades, te aburre si no estas realizando alguna actividad, y parece que “se va como agua” cuando estas ocupado, festejas tu cumpleaños cada año, avanzas un grado escolar, “no lo sientes” cuando te diviertes, duermes y despiertas a ciertas horas, amanece y anoche todos los días, trabajas y descansas en base al tiempo. ¿Deseas más ejemplos?... Desayunas, comes y cenas en base al tiempo, das los buenos dias, tardes y noches… ¿Otros más?... Tomas clase en base a un horario. ¿Suficientes?... Toda tu vida esta regida por un recurso: El Tiempo. Así como el tiempo es importante para nosotros, también lo es para las organizaciones.

Y según la Reingeniería de Procesos, el tiempo se divide en desperdicio y trabajo. Por definición en un diccionario, trabajo es: “Esfuerzo o actividad física o mental que se dirige hacia la producción o logro de algo”. En si trabajo: es hacer algo.

Existe un trabajo cada vez que una actividad hace avanzar un proceso o le agrega valor a un rendimiento. Pongamos atención en la palabra “agregar valor” (lo que nos agrega valor como personas), así como también hace avanzar el proceso. Por su parte el desperdicio, nos agrega demoras (no sólo en los procesos empresariales, también te demora en actividades que realizas como persona y además aumenta los costos (costos no sólo en cuestión de $, también costos personales). En pocas palabras: Trabajo (Bueno), Desperdicio (Malo).

Para entender mejor lo que es “agregar valor”, recurro a un ejemplo muy claro que se expresa en el Manual de Trabajo de Reingeniería de Procesos de Harbour: "Para comprender lo que significa la frase “agregar valor” a un rendimiento, pensar en el proceso de fabricación de un artefacto. El artefacto ensamblado es un rendimiento. Un artefacto terminado viene completo, con cuerpo, patas, brazos y cabeza. Cuando se colocan las patas, los brazos y la cabeza en el cuerpo, se agrega valor al artefacto-rendimiento”. Esto es: el artefacto no ensamblado (sin cabeza, sin cuerpo, sin patas, sin brazos), tiene menor valor que el artefacto ensamblado, llamado rendimiento (armado con la cabeza, cuerpo, patas, y brazos), el cual tiene “más valor”, debido a que este artefacto ha pasado por un proceso para ser ensamblado.

Retomando un poco las definiciones anteriores, encontramos una en particular que relaciona los insumos con rendimientos: la definición de Proceso (como referencia, post: De reingeniería y otras cuestiones (I). Que se describe a continuación: (Click en la imagen para ampliar)

Eso sucede en el entorno empresarial, pero: ¿Qué sucede en el entorno personal?. Es fácil de entender sólo cambiemos algunos términos de este gráfico anterior:

Insumos por Ideas

Proceso por Proceso Mental

Rendimientos por Persona

Creo que esta claro, y para ser más específicos: Proceso (Proceso Mental), es la mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos (ideas), en uno de rendimientos (una persona). Ahh!!... Eureka!, entonces ahora comprendemos el valor de las ideas, de los paradigmas y las formas de pensar que definen a una persona, en sus acciones, en su escritura, en su hablar, en sus opiniones, en su actuar… ¿No es así?.

Lo que nos da por resultado dos interrogantes más; pensemos en el ser humano como rendimiento, el desperdicio no te agrega valor y además no te deja avanzar, es por eso que se busca eliminarlo al menos reducirlo al máximo. Siendo estas dos preguntas: ¿Qué actividades que realizas, que pensamientos…, ni te agregan valor, ni te dejan avanzar como persona?, y, ¿Qué actividades que realizas, que pensamientos…, te agregan valor, y te ayudan a avanzar como persona?. Por supuesto analizando desde todos los papeles que juegas en la sociedad: amigo(a), hijo(a), padre, madre, profesionista, estudiante, novio(a)…

Invito a que pienses un poco… ¿Ya detectaron algunas?...¿Desean algunos tips para detectar el desperdicio?:

Si se reduce al mínimo esa actividad en particular del proceso (proceso mental), ¿Se afectará la calidad del rendimiento (persona)?

Como persona. ¿Desea pagar por esta actividad en particular?. ¿Le es de valor al lector?

Y con la solución a estas dos preguntas determinantes de forma personal, estimados lectores, concluyo el primer módulo denominado: Depuración.

Esperando que las respuestas de estas preguntas, las podamos recordar, (es más sugiero que sean plasmadas en papel), por que serán indispensables para el segundo módulo que viene a continuación…

Pero no desesperen (sé que el tiempo es importante)… este nuevo módulo será tratado en el siguiente post…

Herramientas de un analista de sistemas.

noreply@blogspirit.com (Sistemas URM) — Thu, 10 Apr 2008 12:35:00 -0500

Existen una gran variedad de herramientas disponibles para el respaldo de cualquier proyecto que involucre a la informática, pero por si eso fuera poco, siguen saliendo consecutivamente nuevas versiones: versiones que tienen nuevas funciones, mejoras en los errores anteriores. Pero la mayor parte pensamos que en la actualidad tenemos una de las herramientas mas importantes que han revolucionado al mundo informático, algunos ya nos imaginamos cual es esa herramienta, otros; ni tan siquiera ni la mínima idea, si me refiero a las herramientas CASE (herramientas asistida por computadora) las cuales ya contemplan una infinidad de aspectos importantes, y me refiero a los dos aspectos tan importantes: codificación y un sin fin de estrategias fundamentadas, principalmente para un rápido desarrollo de un proyecto informático, teniendo un impacto impresionante desde el ahorro de recursos para la organización que las implementa, así también para su beneficio del desarrollador del sistema en cuanto a la aceleración en tiempo (tiempo de desarrollo). Si lo que se termina de comentar en las líneas anteriores es importante, mas importante es recalcar lo siguiente: estamos de acuerdo innegablemente con las herramientas CASE que es una herramienta invaluable para los informáticos, pero eso no quiere decir que todo dependa de ella, sino que los informáticos como primer recurso es precisamente su conocimiento que los respalda para enfrentar el problema dentro de la organización, incluso externamente, es el primer recurso que nunca podrá sustituir en cualquier proyecto, y no me refiero únicamente a los problemas de las organizaciones, hablo desde la vida cotidiana o hasta en un nivel globalizado.

Como ultimo quiero dejar bien claro que las herramientas solo son un soporte a nuestras propias necesidades, eso quiere decir que vamos a hacer uso de ellas en segundo plano: pero que siempre anteponiéndolas a nuestro propio intelecto.

Por: Marcos Ramírez Carrasco

De reingeniería y otras cuestiones

noreply@blogspirit.com (Sistemas URM) — Thu, 10 Apr 2008 00:50:00 -0500

El origen de este post, es debido a que desde hace ya algunos días me ha abordado una pregunta que a mi parecer es muy interesante:

Considerando que las empresas hacen uso de la Reingenieria de Procesos (RP) para lograr mejoras de forma significativa:

¿Es posible llevar a cabo lo que, en lo personal, he denominado: “Reingeniería Personal” de tal forma que se puedan obtener resultados similares a los alcanzados en las empresas con la RP, pero aplicada a los individuos que integran a la sociedad?

Ok, buscando una posibilidad para poder abordar esta pregunta y por supuesto responderla; he decidido que utilizaré: lo que Marcos acertadamente define como “conceptualización anayusu” (para mayor referencia consultar el post: Las organizaciones como sistemas).

Aclarado lo anterior comenzemos con algunas definiciones, que a mi parecer, son necesarias para poder “llevar a buen puerto este post”.

L. Harbour (1995:14) define Reingeniería como: “El rediseño radical de un proceso en particular para lograr mejoras dramáticas en velocidad, calidad y servicio, similar a arrojar el bebe por el drenaje y comenzar de nuevo, desde el principio”, así como también la definición de Proceso según L.Harbour (1995) como: “la mezcla y transformación de un conjunto específico de insumos en uno de rendimientos. Un proceso algo se hace para producir un artículo, concluir una tarea o prestar un servicio”

Por lo anterior podemos deducir que la Reingeniería de Procesos: Es la recreación y reconfiguración de manera radical en los sistemas de la compañía a los efectos de lograr incrementos significativos y en un corto periodo de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad, tiempo de respuesta y calidad lo cual implica la obtención de ventajas competitivas. No olvidando procurar disminuir o eliminar los desperdicios que se generan en los procesos ya mencionados.

Con el sólo hecho de utilizar el término: recreación y reconfiguración nos damos cuenta que la reingeniría debe verse ante todo como una ruptura o cambio de paradigmas vigentes en la empresa. Esto es volver a crear los procesos a la luz de nuevas ideas, técnicas, metodologías y procedimientos.

Por su parte el configurar nos da a entender el poder disponer de las partes que componen un cuerpo y le dan su peculiar forma, esto puede equivaler a borrar del mapa los viejos conceptos reemplazables por nuevas y revolucionarias ideas, implicando cambios radicales, por medio de la respuesta a la nada sencilla y reelevante pregunta: ¿Cómo se hacen las cosas?.

La RP puede ser considerada como un medio para generar y aprovechar las fortalezas internas de la empresa, y eliminar o superar sus debilidades, considerar las oportunidades externas y protegiéndose sacando partido de sus amenzas.

Todo ello radica en ver los problemas y posibles soluciones desde una nueva perspectiva no limitándose para ello a las reglas y conceptos establecidos; permitiendo ventajas competitivas.

Llevada a cabo la “conceptualización anayusu” en cuanto a la Reingeniería de Procesos; comenzaremos con lo que nos ocupa: Ya que conocemos la base para comprender lo que se explicará a continuación: veámos si hay respuesta a la interrogante presentada al inicio de este escrito.

Pero no se preocupen… esto será en el siguiente post…

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L. Harbour, Jerry (1995). Manual de trabajo de Reingenieria de Procesos. México: Panorama

Las organizaciones como sistemas

noreply@blogspirit.com (Sistemas URM) — Mon, 31 Mar 2008 14:10:00 -0600

En la actualidad la mayor parte de las organizaciones están optando por desarrollar su propio sistema, el cual cubra sus propios procesos, actividades y sus respectivas tareas. Eso quiere decir que dichas organizaciones se han dado cuenta de la importancia que tienen como un recurso estratégico, con el apoyo de dicho sistema les ayude a cumplir sus objetivos, tal es el caso de los objetivos generales y el específico. Más importante aún los gerentes, directores en fin todas aquellas personas que están al frente de una organización se dieron cuenta de que la información que la constituye no es simplemente un producto más, sino que es un impulsor del mismo y que dependiendo de la información que se tenga en la organización y su exactitud (verídica) de ella serán las posibilidades de que esa empresa siga subsistiendo en el mercado.

Motivo por el cual los analistas de sistemas de la información han llegado al punto de que: en las diferentes organizaciones no existen problemas iguales, simplemente por el hecho de que tienen diferentes procesos, actividades, tareas. Es entonces como los mismos analistas tienen que entrar en un estudio directo con la empresa, estudiando ahí los diferentes procesos, actividades, tareas para después dar su punto de vista y poder encontrar con rapidez los puntos mas susceptibles (los cuales puedan modificarse) es cuando se dice que el analista de sistemas entra en la etapa inicial de su labor.

Las organizaciones como sistema

Las organizaciones tienen entradas, pero también pasan por un proceso y como resultados unas salidas. En pocas palabras el comportamiento de una organización es como la de un sistema. Entonces los analistas de sistemas ven a las organizaciones como un sistema, compuestos de unos subsistemas más pequeños.

Su principal función del analista de sistemas es el ANÁLISIS, es decir el descomponer el todo en sus partes y organizarlas, todo esto se realiza tratando de hacer más pequeño el problema, pero también cabe aclarar que la solución no se dá por partes así como se realiza el análisis. Me quiero imaginar que les sería mucho más facil separar los subsistemas por medio de la concepualización de los usuarios y realizando unas modificaciones el analista si es necesario, para que todos a la hora de referirse a alguna cosa en especial entiendan lo mismo, desde mi punto de vista yo le he llamado “conceptualización anayusu”.

Marcos Ramírez Carrasco

De la productividad empresarial a la académica

noreply@blogspirit.com (Sistemas URM) — Wed, 26 Mar 2008 17:00:00 -0600

Siguiendo la línea en la cual sostengo la hipótesis que trata de demostrar que: las teorías, conceptos, paradigmas y planteamientos propios de la Informática, son válidos y aplicables en la vida real de las personas; a continuación argumento como el concepto de la productividad puede ser llevado del “mundo” empresarial al “mundo” académico.

Productividad Empresarial

La productividad (en el “argot empresarial”): refleja que tan bien son utilizados los recursos para crear salidas a otros procesos o generar productos terminados (outputs). Más específicamente, esto mide la relación entre outputs y uno o más insumos (inputs)

Fórmula de la Productividad= Productos / Insumos

Es decir la relación entre los productos elaborados y los insumos utilizados para su fabricación. Esto significa que si partimos: que la productividad debe mejorar en cualquier empresa tendríamos que considerar 3 posibilidades para hacerlo:

1. Aumentando los productos con mismos insumos.

2. Disminuyendo los insumos, pero manteniendo los productos

3. Aumentando los productos y disminuyendo los insumos para cambiar favorablemente la relación.

Es decir, la productividad permite comparar bajo una misma medición el desarrollo de compañías, industrias y naciones. Todo lo anterior claramente abordado desde el entorno empresarial.

Productividad Académica

Pero si tratamos de entender el concepto de productividad desde el punto de vista académico, necesitamos de una interrogante que es inevitable formularse: ¿Existe el concepto de "alumno productivo"?, y de ser afirmativa la respuesta, ¿Cómo se puede medir?

He aquí lo interesante de este post, por que si tomamos en cuenta que la productividad y competividad son términos propios de la globalización y por lo tanto sobrevaloradas en las empresas actuales y economías mundiales, entonces las personas que forman parte de la sociedad y por supuesto como integrantes de diversas organizaciones, deben ser también productivas y competitivas (por simple deducción lógica).

Tomando en cuenta que las instituciones académicas son tambien organizaciones: veamos como se modificaría la fórmula original de la productividad al "migrarla" al entorno académico.

Fórmula para Alumno Productivo= Resultados / Recursos Utilizados.

Donde:

Resultados = (Aprendizaje correcto, Criticidad, Aplicación de Conocimientos adquiridos, Dominio de la Teoría propia del área del conocimiento, Experiencia, Razonamiento, Reflexión… )

Recursos Utilizados = (Documentos, noticias, manuales, tutoriales, apuntes, libros, opiniones, internet, tecnología…)

Llevando esta fórmula al plano académico, buscando por ejemplo: mejorar la productividad de un alumno; al igual que la productividad empresarial estas mejoras estarían sujetas a 3 puntos destacables:

Aumentar los Resultados favorables con los mismos Recursos.
Disminuir los Recursos, pero mantiendo los Resultados.
Aumentar los Máximos Resultados y disminuyendo los Recursos.

Lo que nos llevaría a las premisas básicas:

No se necesita exceso de recursos para que un alumno sea productivo, si éste sabe utilizar estos recursos a su favor y de una manera correcta; es más que suficiente.

Un alumno productivo es aquel que puede aprender de una forma completa, correcta e integral utilizando de manera óptima los recursos a su disposición (ya sean vastos o escasos y sacar el máximo provecho de los mismos).

Entonces, me pregunto: Desde este punto de vista ¿Son correctos los siguientes enunciados?:

"No puedo aprender, por que no hay suficientes computadoras disponibles"

"No puedo aprender, por que los recursos con los que cuento son insuficientes".

"No puedo aprender, por que "no existe" más bibliografía respecto al tema que se esta tratando".

"No puedo aprender, por que ...".

Y finalmente, con lo anterior puedo comprobar nuevamente que mi hipótesis es válida. Pues el vínculo entre la Informática y su aplicación en la "vida real" es muy estrecha, factiblemente aplicable, y de gran ayuda, siempre y cuando se disponga de la facultad, criticidad y razonamiento adecuados para poder encontrar esta relación.